6331 İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nda işveren çalışma ortamının sağlık ve güvenliğini sağlamalı ve bu çalışmaları dökümante ederek, çalışma bakanlığı denetimlerinde sunabilmelidir. Bakanlık denetimlerinde iş güvenliği ve sağlığı denetimlerinde olması gerekenler evraklar aşağıda belirtilmiştir.
1. İSG-Katip Sözleşmeleri
Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı’nın e- devletten İSG-Katip sistemi üzerinden yapılan iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ve gerekliyse diğer sağlık personeli sözleşmelerinin çıktıları İSG klasöründe hazır olmalı.
2. İSG Yıllık Çalışma Planı
İşyerinde bir yıl boyunca yapılması planlanan iş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin önceden planlanarak takip edilmesi amacıyla işveren veya vekili, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi tarafından hazırlanan ve yetkili kişiler ile imza altına alınan bir plandır. İSG yıllık çalışma planı, İi Sağlığı ve Güvenliği dosyamızda hazır olmalı.
3. İSG Yıllık Değerlendirme Raporu
İşyerinde bir yıl boyunca iş sağlığı ve güvenliği çalışmaları ve uygulamalarının değerlendirildiği dökümadır. İşveren veya vekili, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi tarafından yıl sonunda hazırlanarak imza altına alınan rapordur. Yıllık Değerlendirme Raporu, “İş Güvenliği Uzmanlarının Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik “in ekinde bulunan form doldurularak hazırlanması gereklidir.
4. Onaylı Defter
Onaylı defter, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi tarafından yapılan tespit ve tavsiyeler ile gerekli görülen diğer hususların yazıldığı, seri numaralı, noter onaylı ve sayfaları bir asıl iki kopyalı olarak düzenlenmiş ve her işyeri için tek olan defterdir. Onaylı defter aylık olarak iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi tarafından doldurulmalı ve işveren veya vekili, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi tarafından imza altına alınmalıdır. Özellikle Bakanlık denetimlerinde ilk sorulan evrakların içindedir.
5. Risk Değerlendirme Raporu
“İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği’ne uygun şekilde hazırlanmış ve imza altına alınmış olan risk değerlendirme raporu İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) klasörü içerisinde bulundurulmalıdır. Ayrıca risk değerlendirme ekibine verilmiş olan eğitime ait belgeler de bu kapsamda kayıt altına alınmalıdır.
6. Acil Durum Planı, Acil Durum Ekibi Listesi ve Eğitim Belgeleri
“İşyerlerinde Acil Durumlar Hakkında Yönetmelik”e uygun şekilde işyerine özgün olarak hazırlanarak imza altına alınmış olan Acil Durum Müdahale Planı, İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) klasörü içerisinde bulundurulmalıdır. Acil durum planında belirtilen, acil durumlara karşı özel olarak eğitilmiş olan acil durum ekibinin iletişim listesi ve eğitim belgeleri de yer almalıdır. Ayrıca çalışan sayısına göre ilkyardımcı personelin kayıtları da dosya içerisinde bulundurulmalıdır. Acil Durum Planı çerçevesinde yangın eğitimi, ekiplerin eğitimi ve sivil savunma planı gibi dokümanlar bu klasörde yer almalıdır.
7. Tatbikat Tutanakları
İşyerlerinde en az yılda bir kere acil durum tatbikatları gerçekleştirilmelidir. Tatbikat katılımcılarını da gösteren tatbikat tutanakları, İSG klasörü içerisinde yer almalıdır. Tatbikat senaryoları her sene farklı konularda olması daha faydalı olacaktır.
8. Kurul Toplantı Tutanakları
Elli ve daha fazla çalışanın bulunduğu ve altı aydan fazla süren işlerin yapıldığı işyerlerinde iş sağlığı ve güvenliği kurulu oluşturulmalıdır. İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) Kurulları işyeri tehlike sınıfına bağlı olarak çok tehlikeli – tehlikeli ve az tehlikeli sınıfta bulunan işyerlerinde sırasıyla 1 – 2 ve 3 aydan az olmamak koşulu ile toplantı yapmak zorundadır. Kurullarda alınmış olan kararların imza altına alındığı İSG kurulu toplantı tutanakları İSG klasörü içerisinde yer almalıdır.Kurullarda ayrıca DÖF kayıtları, iç tetkik gibi konular yer alması faydalı olacaktır.
9. İSG Talimatları
Gerçekleştirilen faaliyetler ile ilgili çalışanlara tebliğ edilmiş olan güvenli çalışma talimatları İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) dosyası içerisinde bulundurulmalıdır. Makine, ekipman ve KKD gibi konularda talimatların olması gereklidir.
10. İş kazası, tehlikeli durum ve davranış ve ramak kala olay kayıtları
İşyerinde gerçekleşmiş olan iş kazaları, meslek hastalıkları, tehlikeli durum ve davranışlar ile ramak kala olaylar ve gerçekleşen kaza ve olaylar sonrasında alınacak düzeltici faaliyetleri belirten raporlar İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) evrakları arasında bulundurulmalıdır. Yıllık değerlendirme ve kurul toplantılarında ayrıca değerlendirilmelidir.
11. Yıllık Eğitim Planı
İşyerinde yıl boyunca gerçekleştirilmesi planlanan İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) eğitimlerinin önceden aylık olarak takip edilmesi amacıyla işveren veya vekili, iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi tarafından hazırlanan ve imza altına alınan plandır. Eğitim planı içerisine sektörel eğitimler ve toolbox larda eklenebilir.
12. İSG Eğitim kayıtları
Çalışanlara verilen İSG eğitimlerine ait katılım formları (imzalı), eğitim belgeleri ve değerlendirme sınavlarına ait belgeler İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) klasörü içerisinde bulundurulmalıdır. Eğitim etkinliğinin ölçülmesi de ayrıca önem taşımaktadır.
13. Sağlık raporları
Çalışanların sağlık tetkikleri ile işyeri hekimi tarafından düzenlenmiş olan işe giriş / periyodik sağlık raporları işyeri hekimi gözetiminde kilitli bir dosyada saklanmalıdır. KVK kanununa göre muayene evraklarını sadece hekim görebilir ve saklayabilir.
14. Çalışan temsilcisi seçim / atama yazıları
İşyerinde iş sağlığı ve güvenliği konularında çalışmalara katılacak olan çalışan temsilcilerinin seçim ya da atama yazıları İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) dosyasında bulundurulmalıdır. Çalışan temsilcisi eğitim kayıtları da dosya içinde bulunması gerekir.
15. Kişisel Koruyucu Donanım Zimmet Tutanakları
Çalışanlara verilen kişisel koruyucu donanımlara ait zimmet tutanakları İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) belgeleri içerisinde yer almalıdır. KKD ların kontrolü ve periyodik kontrolü yetkilendirmiş kişi tarafından yapılmalıdır.
16. Periyodik Teknik Kontrol ve Test Raporları
İşyerinde bulunan ekipmanlar, elektrik tesisatı, topraklama tesisatı, yangın tesisatı, havalandırma tesisatı, asansör vb. test, kontrol ve uygun raporları İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) klasöründe bulundurulmalıdır. Raporlar Türkak akreditasyonlu yetkili kuruluş tarafından verilmelidir.
17. Ortam Ölçümleri
İşyeri termal konfor, gürültü, titreşim, toz, aydınlatma, sıcaklık, hava akım hızı, uçucu organik bileşikler, toksik ve zehirli gazlar vb ortam ve kişisel maruziyet ölçüm kayıtları İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) dosyası içerisinde yer almalıdır. Raporlar Türkak akreditasyonlu yetkili kuruluş tarafından verilmelidir.
18. Patlamadan Korunma Dokümanı
Patlayıcı ortam oluşma ihtimali bulunan işyerlerinde patlamadan korunma dokümanı hazırlanmak zorundadır. Doküman bu konuda yetkin kişiler tarafında hazırlanmalıdır.
19. Operatör Belgeleri ve MYK Belgeleri
İşyerinde çalışan vinç, forklift, kepçe vb. operatörlere ait belgeler veya MYK tarafında sektörlere göre belirlenmiş iş kollarında eğitim alınmalı ve belgelenmelidir. Eğitim sertifikaları İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) klasöründe hazır bulundurulmalıdır.
20. Malzeme Güvenlik Bilgi Formları
İşyerinde kullanılan kimyasallar var ise, her bir kimyasal için malzeme güvenlik bilgi formlarının bir kopyası İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) dosyasında saklanmalıdır.